Das Betriebsverfassungsgesetz sieht vor, dass der Betriebsrat vierteljährlich Betriebsversammlungen einzuberufen hat (§ 43 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Doch aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie haben viele Betriebsräte ihre Betriebsversammlungen abgesagt. Hier erfahren Sie, wie Sie Betriebsversammlungen auch während einer Pandemie sicher durchführen können! Am Ende des Artikels können Sie außerdem die Handlungsempfehlungen des Research Institute for Exhibition and Live-Communication (R.I.F.E.L.) für Veranstaltungssicherheit downloaden (1).

Die Ausgangslage: Absage von Betriebsversammlungen aufrgrund von COVID-19

Die Durchführung von Betriebsversammlung gehört zu den zwingenden Amtspflichten jedes Betriebsrats. Sind Betriebsversammlung aufgrund gesundheitlich bedingter oder behördlich verfügter Versammlungsverbote nicht möglich, liegt kein Pflichtverstoß eines Betriebsrats vor. Er sollte dann aber die Beschäftigten über Aktuelles auf anderem Weg informieren.

Die Entscheidung über die Durchführung von Betriebsversammlungen obliegt weiterhin dem Betriebsrat. Auch wenn der der Betrieb mit Zustimmung des Betriebsrats wegen aufgetretener Infektionen oder wegen Lieferengpässen eingeschränkt ist oder ganz ruht, grundsätzlich ist eine regelmäßige ordentliche Betriebsversammlung im Kalendervierteljahr durchzuführen.

Gemäß § 16 IfSG ist die Gesundheitsbehörde berechtigt, allgemeine Maßnahmen zu treffen, um einer Verbreitung einer Krankheit entgegenzuwirken. Dies kann auch die Absage von Veranstaltungen sein. Aufgrund der aktuellen behördlichen Anordnungen in allen Bundesländern zum Verbot von Veranstaltungen sind auch Betriebsversammlungen als Präsenzveranstaltung und deren Durchführung weder rechtlich noch tatsächlich zulässig.

Wie sich der Presse entnehmen lässt, folgen viele Betriebsräte dieser Einschätzung und haben ihre bevorstehenden Betriebsversammlungen abgesagt, um die Gesundheit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht zu gefährden und die Ansteckungsgefahr mit dem Coronavirus zu reduzieren.

Betriebsversammlungen in Zeiten einer Pandemie: Handlungsempfehlung bei positiv veränderter Situation

In den vergangenen Wochen und Monaten haben die Bundes- und Länderregierungen mit einem umfassenden Maßnahmenkatalog auf die Ausbreitung des COVID-19-Virus reagiert.

Die Entscheidungsträger haben stets betont, dass der Umfang und die Gestalt der Schutzmaßnahmen umsichtig und mit Augenmaß auf die jeweilige Entwicklung angepasst werden. Dieses umsichtige Vorgehen muss nun auch zum Tragen kommen, wenn es um strategische Schritte hin zu einer gestaffelten Rückkehr zur Durchführung von Betriebsversammlungen geht.

Keine nomale Betriebsversammlung möglich?

Bei hohen Infektionszahlen sind normale Betriebsversammlungen nicht möglich. Hier können Sie auf eine Online-Betriebsversammlung zurückgreifen. Doch, was müssen Betriebsräte beachten?

Allgemeine Hygienevorschriften

Türen zu den jeweiligen Räumlichkeiten innerhalb des Veranstaltungsortes der Betriebsversammlungen in Zeiten einer Pandemie sind, soweit zulässig, offen zu halten (ausgenommen Räume mit elektronisch gesteuerten Türen), so dass eine Virusübertragung über die Türklinken vermieden werden kann.

Türklinken, Handläufe bei Treppenanlagen, häufige genutzte Oberflächen (Mobiliar, Tische, Tresen, Toiletten, insbesondere Toilettenspülung, Wasserhähne etc.) sind regelmäßig (mehrmals stündlich) zu reinigen und zu desinfizieren. Wo möglich, ist eine temporäre Versiegelung von hochfrequentierten Oberflächen (Handläufe, Garderoben- und Akkreditierungscounter, Teilnehmermobiliar etc.) mit geeigneten Mitteln vorzunehmen.

An sämtlichen Zu- und Ausgängen des Veranstaltungsortes der Betriebsversammlung sind Spender mit Desinfektionsmittel gut sichtbar zu installieren. Darüber hinaus sind individuell mind. 1 Spender pro 50 Arbeitnehmer/Arbeitnehmerinnen, an neuralgischen Stellen innerhalb des Veranstaltungsortes vorzuhalten. In den sanitären Anlagen sind ebenfalls ausreichend Spender mit Desinfektionsmittel zur Verfügung zu stellen.

Hygiene Maßnahmen

Regelungen für Arbeitnehmer, Arbeitnehmerinnen und andere Teilnehmende

Die Anzahl der gleichzeitig tätigen Personen innerhalb des Veranstaltungsortes wird durch eine Entzerrung bereits während der Auf- und Abbauarbeiten sowie durch Bildung kleinerer Arbeitsgruppen mit zeitlich fest definierten Arbeitsbereichen reduziert. Die Berücksichtigung der Hygienevorschriften, der Abstandsregelungen und der weiteren Arbeitsschutzstandards SARS-CoV-2 (BMAS) wird jederzeit gewährleistet.

Durch eine Erfassung aller Mitwirkenden der verschiedenen Gewerke im Vorfeld sowie der lückenlosen zeitlichen Erfassung der An- und Abwesenheiten am Veranstaltungsort müssen jederzeit alle an der Betriebsversammlung beteiligten Personen samt Kontaktdaten zur Nachverfolgung möglicher Infektionsketten auch im Nachgang der Betriebsversammlung den Gesundheitsbehörden zugänglich gemacht werden können.

Eine Einweisung in die am Veranstaltungsort eingebrachten Hygieneschutzmaßnahmen, erforderlichen Verhaltensregeln sowie in Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner wird – vor Ort in schriftlicher und visueller Form (barrierefrei) im Vorfeld sowie beim Betreten des Veranstaltungsortes – gewährleistet.

Alle teilnehmenden Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie andere berechtigte Teilnehmende von Betriebsversammlungen in Zeiten einer Pandemie werden vorab durch den jeweiligen Arbeitgeber über die Notwendigkeit des persönlichen Mitführens und etwaigen Tragens eines Mund-Nasen-Schutzes informiert. Dieser ist innerhalb des Veranstaltungsortes jederzeit bei sich zu führen und bei drohender Unterschreitung der Mindestabstände zu tragen. Zuwiderhandlungen können zum Ausschluss von Personen führen.

Die nachfolgenden Empfehlungen wurden den Handlungsempfehlung des Research Institute for Exhibition and Live-Communication (R.I.F.E.L.) entnommen. Sie basieren auf den nachfolgenden Empfehlungen und stehen im Einklang mit den „Key Planning Recommendations for Mass Gatherings in the Context of COVID-19“ der WHO (Stand 19.03.2020), den Standards zum Arbeitsschutz SARS-CoV-2 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sowie den allgemein gültigen Richtlinien und Definitionen des jeweiligen bauordnungsrechtlichen Regelwerks der Bundesländer, insbesondere der  Versammlungsstättenverordnungen und der Länderbauordnungen und der Richtlinien zu Fliegenden Bauten der Schutzleitlinie A, B und C.

Schutzleitlinien für Betriebsversammlungen in Zeiten einer Pandemie

Schutzleitlinie A

Betriebsversammlungen können wie gewohnt (gängige Regeln werden eingehalten) durchgeführt werden, wenn sichergestellt werden kann, dass alle involvierten und anwesenden Personen nachweislich nicht ansteckend mit COVID-19 sind bzw. bereits eine Immunität erlangt haben.

Schutzleitlinie B

Wenn der Nachweis „nicht ansteckend mit COVID-19“ bzw. Immunität nicht sichergestellt werden kann, können Betriebsversammlungen durchgeführt werden, wenn ergänzende Regelungen zur Einhaltung von Mindestabständen und von zusätzlichen Hygienekonzepten eingehalten werden.

Hierzu bedarf es einer dokumentierten Risikoanalyse des Betriebsrates, welche auf einem in Zusammenarbeit mit einem unabhängigen Institut zu erstellenden, allgemeinen Hygienekonzept aufbaut.

Schutzleitlinie C

Sollten Mindestabstände in Einzelfällen oder in einzelnen Bereichen des Veranstaltungsortes nicht umsetzbar sein, gelten erhöhte Hygienebedingungen und Hygienemaßnahmen. Diese sind in der Risikoanalyse ausdrücklich zu benennen und behördlich zu genehmigen.

Die vorgenannten Schutzleitlinien werden anhand eines Stufenleitplanes zur Durchführung von Betriebsversammlungen für die Bewertung der maximal zulässigen Personenzahl bei Betriebsversammlungen zusätzlich reguliert.

Somit werden flexible Anpassungen an die jeweilige regionale Situation ermöglicht.

Umsetzungsleitlinien für Betriebsversammlungen in Zeiten einer Pandemie

Umsetzungsleitlinie A

Zur Sicherstellung der Immunität müssen alle Beteiligten einen Nachweis erbringen. Dieser Nachweis erfolgt durch einen Abstrichtest, der am Vorabend (soweit möglich) durchgeführt wird. Die Umsetzung der Testung ist, nach vorheriger Abstimmung mit den zuständigen Gesundheitsbehörden, von potentiellen Vertragspartnern (Testlaboren) sicherzustellen.

Alternativ kann ein Test (Schnelltest, soweit verfügbar!), der direkt vor Ort durchgeführt wird, als Nachweis dienen. Auch dieser Schnelltest erfolgt nach vorheriger Abstimmung mit den zuständigen Gesundheitsbehörden. Der Test ist freiwillig; sofern ein Besucher der Betriebsversammlung den Test nicht durchführt, ist keine Teilnahme zur Betriebsversammlung zu gewähren. 

Während der gesamten Dauer der Betriebsversammlung muss sichergestellt werden, dass keine unbefugten Personen den Veranstaltungsort der Betriebsversammlung betreten können.

Grundsätzlich müssen alle involvierten und anwesenden Personen ihren Mund-Nasen-Schutz tragen. Der Betriebsrat muss zusätzlich ausreichend Mund-Nasen-Schutz vorhalten und bei individuellem Bedarf bereits beim Zugang zum Veranstaltungsort aushändigen.

Umsetzungsleitlinie B

Wenn die Ausführungen aus Schutzleitlinie A nicht sichergestellt werden können, können Betriebsversammlungen in Zeiten einer Pandemie durchgeführt werden, wenn ergänzende Regelungen zur Einhaltung von Mindestabständen und von zusätzlichen Hygienekonzepten eingehalten werden.

Für die Umsetzungsleitline B bieten sich zwei im Betriebsverfassungsgesetz bereits vorgesehenen Umsetzungsformen an: Die Teilversammlungen (§ 42 Abs. 1 Satz 3) oder die Abteilungsversammlung (§ 42 Abs. 2 Satz 2).

Kann wegen der Eigenart des Betriebs (oder in diesem Fall aufgrund der Corona-Pandemie) eine Versammlung aller Arbeitnehmer/Arbeitnehmerinnen zum gleichen Zeitpunkt nicht stattfinden, so können Teilversammlungen durchgeführt werden.

Abteilungsversammlungen sind eine besondere Form der Betriebsversammlung, in der Arbeitnehmer/Arbeitnehmerinnen, die entweder in organisatorisch oder in räumlich abgegrenzten Betriebsteilen beschäftigt sind, zusammengefasst werden, wenn dies z. B. für die Erörterung besonderer Belange dieser Arbeitnehmergruppe erforderlich ist (§ 42 Abs. 2 S. 1 BetrVG).

Für die Umsetzungsleitlinie B sind diese zwei Möglichkeiten deshalb eine Alternative, weil dadurch kleinere Gruppen entstehen, bei denen die durch eine Pandemie erforderlichen Rahmenbedingungen leichter umgesetzt werden können.   

Hierzu bedarf es einer dokumentierten Risikoanalyse des veranstaltenden Betriebsrates, welche auf einem in Zusammenarbeit mit einem unabhängigen Institut zu erstellenden, allgemeinen Hygienekonzept aufbaut.

Vorgaben an den Veranstaltungsort

Für den jeweiligen Veranstaltungsort ist zunächst eine Differenzierung der Abstandsdefinition und -kontrolle nach Aufenthaltsflächen, Bewegungsflächen und Sonderflächen vorzunehmen:

Unter Aufenthaltsflächen fallen sämtliche Bereiche eines Veranstaltungsortes, in denen Besucher der Betriebsversammlung sich für einen Zeitraum stationär aufhalten können und von einem höheren Risiko des längerfristigen Personenkontaktes ausgegangen werden muss. Beispiele sind hierfür u.a.: Vortragsbereiche, Cateringbereiche, Prüfung der Betriebszugehörigkeit, Garderobenflächen, Sanitäranlagen. In diesen Bereichen muss der allgemein gültige Mindestabstand von 1,50m bzw. 2,00m zwischen Personen zu jeder Zeit gewährleistet und kontrollierbar sein.

  • Beispiel Aufenthaltsflächen: Hier Vortragsbereich

    Bei Bestuhlungsplänen sind entsprechend dimensionierte Sitz- und Durchgangsbreiten einzuplanen.

    Beispiel: Musterbestuhlungsplan (ohne / mit Abstandsregelung):

RIFEL Veranstaltungssicherheit

Quelle: Veranstaltungssicherheit im Kontext von COVID-19. Handlungsempfehlung des Research Institute for Exhibition and Live-Communication (R.I.F.E.L.) (R.I.F.E.L., 2020)

Anhand des angehängten Stufenleitplanes wird von einer Bemessung von 3 m² / Besucher ausgegangen.

Umsetzungsleitlinie C

nicht umsetzbar sein, gelten erhöhte Hygienebedingungen und Hygienemaßnahmen. Diese sind in der Risikoanalyse ausdrücklich zu benennen und behördlich zu bewilligen.

Bei der Bemessung des Flächenbedarfes wird hierbei eine Fläche von 3m² / Besucher zzgl. 20% Sicherheitszuschlag empfohlen.

Kosten einer Betriebsversammlung und Datenschutz

Der Arbeitgeber trägt sämtliche erforderliche Aufwendungen und Kosten einer Betriebsversammlung, insbesondere solche gemäß der Schutz- und Umsetzungsleitlinien A bis C.  

Der Schutz personenbezogener Daten wird sichergestellt.

Veranstaltungssicherheit im Kontext von COVID-19 (R.I.F.E.L.)

(1) Basis dieses Dokuments ist das Dokument:  VERANSTALTUNGSSICHERHEIT IM KONTEXT VON COVID-19

Version 2.0 vom 28.04.2020, Handlungsempfehlung des Research Institute for Exhibition and Live-Communication (R.I.F.E.L.)

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